Zakaj je redno urejanje Product Backloga ključ do uspešnih sprintov?
Urejanje Product Backloga oziroma Product Backlog Refinement je ena tistih Scrum praks, ki jo ekipe pogosto spregledajo ali obravnavajo kot nekaj postranskega. A v resnici je to eden najmočnejših vzvodov za boljše razumevanje prihajajočega dela, jasnejše prioritete, večjo motivacijo in zavzetost članov ekipe ter učinkovitejšo izvedbo Sprint Planninga.
V tem zapisu bom elemente Product Backloga poimenoval kar »naloge«. Uradni Scrum vodič uporablja izraz Product Backlog Item (PBI), v praksi pa ekipe te elemente najpogosteje imenujejo uporabniške zgodbe oziroma User Stories.
Product Backlog Refinement ni eden od uradnih Scrum dogodkov, temveč aktivnost, ki jo v ekipah izvajamo po potrebi. Koliko časa ji posvetimo v posameznem sprintu je odvisno od trenutnega stanja backloga. Slabše kot je stanje backloga, več časa bo ekipa potrebovala za urejanje in izboljševanje. Namen refinamenta je, da naloge - predvsem tiste z najvišjo prioriteto - dobijo dovolj jasnosti in podrobnosti, da bo naslednje planiranje sprinta hitro, osredotočeno in produktivno.
Zakaj je razumevanje nalog na Product Backlogu tako pomembno?
Da lahko Scrum ekipa deluje učinkovito, produktivno in v vsakem sprintu dostavlja veliko vrednosti, morajo člani ekipe zelo dobro razumeti naloge, ki jih čakajo v prihajajočih sprintih. Predvsem morajo vedeti:
kakšen problem rešujejo,
kdo je »uporabnik« in čigavo življenje bo zaradi tega boljše,
kako bodo vedeli, da je naloga res pravilno opravljena.
To ni le formalnost. Gre za temelj, ki omogoča ekipi, da redno dostavlja čim več vrednosti svojim naročnikom, uporabnikom in deležnikom.
1. Boljše odločitve
Ko ekipa razume zakaj nekaj počne, lahko sprejema hitrejše in pametnejše odločitve med samo implementacijo oz. izvajanjem nalog. S tem se izognemo situacijam, ko člani ekipe slepo sledijo podrobnim opisom naloge, ne da bi sploh razumeli težavo, ki jo rešujejo.
2. Večja motivacija
Ljudje smo bolj zavzeti, ko razumemo smisel svojega dela. Ko ekipa ve, za koga dela in kakšen učinek bo to imelo na uporabnike, pride do večje notranje motivacije in boljšega fokusa.
3. Manj napak, manj presenečenj
Nejasne, prevelike in pomanjkljivo opisane naloge vodijo v napačne interpretacije, dodatna vprašanja in velikokrat celo nedostavljeno vrednost. Dobro razumevanje problema in pričakovanega rezultata zmanjšata tveganje dostave napačnih rešitev in ponovnega dela.
4. Hitrejše planiranje sprinta
Če so naloge na vrhu Product Backloga dobro pripravljene, bo Sprint Planning krajši in predvsem manj frustrirajoč. Ekipa ne bo izgubljala časa z razčiščevanjem osnovnih vprašanj, temveč se bo osredotočila na dogovor o cilju sprinta in izbiro nalog, potrebnih za dosego tega cilja.
5. Večja predvidljivost
Dobro razumevanje nalog omogoča zanesljivejše ocene obsega dela, kar poveča predvidljivost sprintov in izpolnjenih obljub. Dejstvo je: ekipa ne more dobro oceniti nalog, ki jih ne razume. Pa vendar se to v praksi dogaja zelo pogosto.
Kaj se dogaja na dobro izvedenem refinementu?
Refinement se običajno zgodi na pobudo Product Ownerja, ki je odgovoren za kakovosten Product Backlog. Zato organizira srečanje, na katerega povabi člane ekipe, skupaj pa se poglobijo v najpomembnejše naloge na backlogu.
Člani ekipe imajo priložnost komentirati, postavljati vprašanja in predlagati izboljšave z namenom boljšega razumevanja posamezne naloge. Tako gradijo skupno razumevanje, zmanjšujejo nejasnosti ter povečujejo verjetnost, da bo delo v naslednjem sprintu potekalo gladko.
Tukaj je nekaj vprašanj, ki lahko ekipi pomagajo pri boljšem razumevanju in oblikovanju nalog:
Kakšen je želeni izid? aj bo uporabnik lahko naredil, ko bo ta naloga končana?
Za koga je to? Kdo bo uporabljal funkcionalnost oziroma čigavo življenje bo zaradi tega boljše? Bodite konkretni.
Kakšno vrednost ustvarja? Zakaj je ta naloga pomembena in kakšen učinek pričakujemo?
Koliko dela bo zahtevala? Če je ne moremo oceniti, verjetno še ni dovolj jasna.
Kateri problem pravzaprav rešujemo s to nalogo?
Scrum Guide refinement opiše takole:
Product Backlog refinement is the act of breaking down and further defining Product Backlog items into smaller, more precise items. It’s an ongoing activity to add details like description, order, and size.
Zaključek: jasnost je predpogoj za učinkovito dostavo vrednosti
Refinement je pogosto napačno razumljen kot dodaten, nepotreben ali celo »še en sestanek s Product Ownerjem«. A resnica je ravno nasprotna. Dobro strukturiran in redno izvajan refinement je ena najboljših naložb, ki jih lahko naredi Scrum ekipa.
Vsem članom ekipe mora biti v interesu, da so naloge na Product Backlogu jasne, dobro definirane in resnično razumljene, saj je to predpogoj za uspešen razvoj produktov in storitev. Ko ekipa razume vrednost, problem in namen nalog, lahko dela hitreje, bolj usklajeno in z bistveno manj presenečenji.
Refinement ni birokracija, ampak orodje za večjo predvidljivost, boljše sodelovanje in učinkovitejše planiranje sprintov. Ekipe, ki ga izvajajo redno, imajo manj nepričakovanih ovir med sprintom in predvsem jasnejši fokus na tisto, kar zares šteje - dostavljanje prave vrednosti uporabnikom.
